Иногда можно обнаружить, что вам довольно трудно общаться на работе. Довольно часто недопонимание между людьми остается без должного внимания, особенно часто такое происходит на работе. Недопонимание на рабочем месте снижает эффективность команды, значительно снижает производительность. Недопонимание значительно усиливается, если в обсуждаемой теме нет прозрачности.
Многие люди думают, что они умеют хорошо общаться и отлично выстраивают взаимоотношения с коллегами, т.к. они когда-то ходили в школу и имеют определенный опыт работы, но в действительности все это может быть не так хорошо. Большинство людей пытаются влиять на других людей своими посланиями, а результатом такого неэффективного общения становится упущенная возможность, потерянное время и потраченные впустую ресурсы. Эффективное общение может помочь снизить эти издержки, либо вовсе избавить вас от них.
Как сделать общение на работе более эффективным.
Есть ряд факторов, которые напрямую влияет на эффективность и прозрачность общения на работе: личные характеристики, расстояние, контекст общения, жаргон и культура. Ниже я постарался описать 7 способов, которые помогут организовать ваше общение на работе наиболее эффективно.
1 – Хорошо изучите свою аудиторию.
Понимание вашей аудитории имеет важное значение для эффективного общения на работе. Это относится не только к устному, но и письменному общению или проведению презентаций.
Будет ли ваше сообщение эффективно и достоверно передано или получено? Тут многое зависит от понимания вами того, как мысли ваша аудитория и что ее волнует в данный момент.
- На кого вы ориентируетесь в своем общении?
- Какова цель вашего сообщения?
- Что необходимо знать вашей аудитории, чтобы понять смысл вашего сообщения?
- Что вам нужно от вашей аудитории?
- Какой из возможных способов сможет наиболее эффективно донести сообщение до вашей аудитории?
- Как ваша аудитория воспримет ваше сообщение?
- Как ваша аудитория будет себя чувствовать, когда осознает информацию из вашего сообщения?
Чтобы ответить на эти вопросы, вам необходимо планировать заранее свою речь и проводить исследование своей аудитории. Для каждой аудитории необходимо использовать индивидуальный подход. Например, ваш подход к общению с вашей командой или коллегами, скорее всего, будет существенно отличаться от того, как вы общаетесь со своим руководителем. У этих людей разные интересы, поэтому и ваш подход в общении отличается.
2 – Стремитесь максимально детально понять ситуацию
Найдите время, чтобы все максимально глубоко обдумать. Перед тем, как начать обсуждать рабочие вопросы, очень важно сделать паузу, чтобы максимально детально понять ситуацию. Я подготовил для вас несколько советов, которые помогут избежать ошибок:
Будь любопытным. Задавайте открытые вопросы, которые начинаются с “Что” и “Как”, чтобы собрать максимальное количество информации. Люди будут стараться максимально подробно описать ситуацию в своих ответах. После этого вы сможете задать дополнительные вопросы, чтобы получить еще больше информации. Чем больше информации в вашем распоряжении, тем больше шансов максимально правильно передать информацию аудитории.
Проверьте свои предположения. Если у вас большой опыт, то это может омрачать ваше восприятие и делать вас более критичным в своих суждениях. Попробуйте бросить вызов предвзятым представлениям о своей аудитории. Определите то, с кем вам нужно поговорить, какое исследование вам необходимо провести, чтобы проверить то, насколько были верны ваши предположения. Убедитесь в том, что вы создали правильное пространство для понимания задолго до того, как вы перешли к действию.
Будьте внимательным. Необходимо понимать то, что все люди хотят быть включенными в процесс и быть ценным сотрудником на рабочем месте. Будьте достаточно внимательны к этому. Например, если вы участвуете в собрании с просьбой предоставить информацию, то убедитесь в том, что у каждого есть достаточно времени, чтобы поделиться своим сообщением. Если у вас недостаточно времени, то лучше в самом начале собрания сказать, что времени недостаточно и со всеми сотрудниками, которые не успеют озвучить свой доклад, обязательно свяжитесь позже.
3 – Слушайте и понимайте.
Большинство людей слушают, но не понимают. Они изначально не слушают с намерением понять, а слушают с целью дать яркий ответ.
Скорее всего, вы уже знакомы с советами по активному прослушиванию. Однако, если мы чувствуем себя перегруженными сроками, приоритетами, то очень легко продолжать работать на автопилоте, пропуская много ключевой информации, которая помогла бы эффективно работать и общаться на работе. Ниже приведены простые советы, которые помогут вам не упустить важную информацию.
Перефразируйте. Подтвердите свое понимание сообщения, повторив его своими словами. Если после этого выясняется, что есть расхождения, то вам необходимо задать дополнительные вопросы, чтобы все уточнить.
Дополнительные вопросы. Задавайте любые нужные вопросы, если вы чувствуете, что у вас отсутствует какая-то информация, которая вам может понадобиться для выполнения поставленной перед вами задачи.
Уточняйте. Если вы что-то не поняли, то сразу уточняйте. Не бойтесь задавать вопросы, т.к. от вас этого и ждут.
Помните все важные моменты. Вспомните важные для вашей аудитории. Эта информация может быть достаточна полезна в будущем, поэтому старайтесь её записывать.
Быть эффективным коммуникатором на работе означает, что вы должны быть настроены на свои навыки активного слушания.
- Имейте сочувствие.
- Понимать восприятие других людей, а не только свое собственное.
- Воспринимайте эмоции других людей и свои собственные.
- Знайте ценности и убеждения своей аудитории.
- Никогда не забывайте про невербальное общение (язык тела).
4 – Изучите то, как вы можете получить отзыв.
То, как вы получаете обратную связь, в значительной степени влияет на то, насколько эффективно вы общаетесь с другой стороной. Все мы понимаем, что нужно быть открытым для обратной связи, но делать это существенно сложнее, чем кажется.
Если кто-то критикует вашу работу, то вы можете не слышать разумные аргументы, а только защищаться от его нападок.
Есть подходы, которые смогут помочь Вам улучшить вашу обратную связь, что поможет улучшить вашу реакцию и навыки общения. Некоторых из этих стратегий включают в себя следующее:
- Знайте, понимайте и управляйте своими триггерами и ответами на обратную связь.
- Определите то, от кого именно пришло сообщение.
- Прислушивайтесь к советам, а не к суждениям.
- Информацию по обратной связи лучше разбивать на небольшие сегменты для изучения.
- Когда вы активно собираете обратную связь, то будьте конкретны и задавайте всем одинаковые вопросы.
- Обязательно проверяйте на себе собственные предложения.
У вас всегда есть возможность учиться на обратной связи и расти, если вы будете применять полученную информацию. Разбивка обратной связи на небольшие сегменты поможет лучше обработать сообщения и быстрее дать ответ, если он требуется.
5 – Обеспечить объективную и понятную обратную связь.
Это одна из самых трудных задач, потому что вы точно не желаете участвовать в конфликтах. Вы точно хотите избежать конфликтов, но вы далеко не всегда знаете то, как это можно сделать.
Четкая, понятная обратная связь поможет избежать большинства конфликтов.
Есть модель, которая поможет вам получать четкую и конкретную обратную связь в любой ситуации.
- Ситуация. Изучите контекст. Спросите себя о том, что именно произошло, где и когда.
- Поведение. Опишите поведение. Это самая сложная часть, потому что вам нужно проверить свои предположения.
- Влияние. Попытайтесь описать то, как и какие действия повлияли на данную ситуацию. Что именно привело к данному поведению?
- Движение вперед. Продолжайте разговор, чтобы найти понимание. Необходимо максимально выяснить: Какова была их точка зрения? Что с ними происходило? Что они поняли после общения? Какой конечный результат был получен?
Пример 1.
Во время вчерашней утренней встречи нашей команды, когда вы представили свою презентацию ( – ситуация), вы не были уверены в двух своих слайдах, мне показалось, что ваши расчеты продаж были неправильными ( – поведение). Я сильно беспокоюсь, что это повлияло на репутацию нашей команды ( – влияние).
Пример 2.
На встрече с клиентов в тот понедельник, мы сделали все, чтобы встреча начала своевременно и у всех были презентационные материалы заранее ( – ситуация). Все исследования были правильными, поэтому мы смогли дать ответ на каждый вопрос клиента ( – поведение). Я горд проделанной работой, которую мы смогли выполнить отлично, что повысит авторитет нашей организации. Я уверен, что мы сделаем отличную продажу, благодаря этой работе ( – влияние).
Знание того, как обеспечить четкую и наблюдаемую обратную связь, является важным навыком для эффективного общения на работе.
6 – Последующая деятельность, подтверждение результатов и отчетность.
Эффективное общение на работе – это не одноразовое действие. Вам нужно будет постоянно следить за вашим прогрессом и оказывать постоянную поддержку. Не забудьте отмечать свой прогресс, чтобы вам всегда было к чему стремиться.
Используйте следующие вопросы, чтобы оценить эффективность постоянного общения на работе:
- Какие возможности вы видите?
- Как вы можете приспособиться?
- Какие решения необходимо принять?
- Какую поддержку вы можете оказать?
- Что нужно сделать для того, чтобы ваше сообщение точно было получено?
7 – Используйте 7 правил связи.
При любой коммуникации на работе следите за тем, что вы соблюдаете все 7 правил связей, чтобы сделать ваше сообщение максимально эффективным:
- Прозрачность. Какова цель? Как легко понять это сообщение?
- Краткость. Что можно удалить?
- Твердость. Каковы реальные факты?
- Правильность. Сообщение не содержит ошибок? Подходит ли данное сообщение для вашей аудитории?
- Последовательность. Есть ли какой-то логический поток в вашей информации?
- Полнота. Предоставляется ли вся необходимая информация и есть ли там призыв к действию?
- Вежливость. Каков тон Вашего сообщения.
Подведение итогов по эффективному общению на работе.
Все указанные способы эффективной коммуникации на работе работают, но они требуют практики и времени.
Держите все эти 7 стратегий в уме, чтобы вы могли серьезно улучшить ваши коммуникативные навыки на работе, а ваши сообщения всегда были ясны и прозрачны.
- Знайте свою аудиторию максимально хорошо.
- Стремитесь понять ситуацию и прояснить детали.
- Всегда внимательно слушайте и понимайте.
- Посмотрите на то, как вы получаете обратную связь.
- Обеспечьте объективную и понятную обратную связь.
- Не забывайте о последующей деятельности, подтверждении и отчетности.
- Используйте 7 правил связи.
Продолжайте расти и совершенствовать свои навыки общения! Над чем вы можете работать в этом месяце, чтобы улучшить ваши навыки общения на работе?
Будьте максимально конкретны и испытайте себя, поставив перед собой большую цель для общения на рабочем месте. Необходимо помнить, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой и ограниченной по времени!
