Любой предприниматель мечтает о том, чтобы клиентов было много, а работы было поменьше. Это похоже на фантастику, но в реальной жизни такое можно устроить, если подойти к своему бизнесу с умом и серьезно заняться автоматизацией бизнес процессов.
Ранее мы опубликовали небольшую статью про CRM системы, но та статья не раскрывала всех прелестей автоматизации бизнеса.
Если у вас небольшой бизнес, то вам необходимо заняться автоматизацией в первую очередь. У вас много задач и немного сотрудников, поэтому для уменьшения издержек и повышения вашей продуктивности и ваших сотрудников.
Что можно автоматизировать в малом бизнесе?
Собрания, совещания и задачи можно упростить и автоматизировать
Мы сейчас не про программные продукты, а про конкретные регулярные задачи в бизнесе, которые можно автоматизировать полностью, либо частично.
Во-первых, в большинстве организаций огромное количество времени уходит на различные совещания и собрания. Все это совершенно бесполезно. Коммуникации внутри организации можно существенно упростить и ускорить. Можно полностью забыть про собрания, заменив все это на чат и коллективные задачи.
Среди бесплатных инструментов для коллективной работы можно выделить Trello. Это отличный инструмент, который полностью сможет заменить традиционные собрания. Хотя, иногда проводить традиционные собрания нужно, если вопрос требует бурных обсуждений и мозговой штурм.
Поздравление клиентов с праздниками и напоминания по датам
Даже у самого небольшого бизнеса может быть очень большая клиентская база с которой нужно активно работать. Клиенты любят индивидуальный подход, поэтому необходимо помнить про важные даты. К примеру, никогда не будет лишним поздравить клиента с днем рождения. В этом нет никаких проблем, если у вас сотня клиентов, но когда в базе тысячи клиентов – это становится настоящим испытанием.
Также очень часто заключаются срочные договора, которые необходимо продлевать. Представьте, что у вас сотни договоров с разными датами. Сможете отследить все это? Если вы это делаете вручную, то на это может уходить весь день.
Если вы будете с самого начала правильно вести клиентскую базу, то вы легко сможете все это автоматизировать. Если постараться, то можно полностью автоматизировать отправку напоминаний клиентам по срокам. Если сейчас у вас нет средств на полноценную CRM систему, то можно начать с гугл контактов. Все данные из гугл контактов можно легко экспортировать для переноса в CRM.
Шаблонные письма и документы
Организации ежедневно распечатывают десятки договоров, которые составлены по одинаковой форме. Мне каждый раз больно смотреть, когда секретарь вручную вносит в MS Word данные в каждый договор, чтобы распечатать договор и отдать его на подпись.
Во-первых, при таком ручном заполнении документов существенно увеличивается риск опечаток и ошибок. Во- вторых, если посчитать то, сколько времени уходит на это, то становится страшно. На это может уходить до половины рабочего времени менеджера. Как по мне, так это совершенно бездарная растрата самого дорого ресурса человечества (нашего времени).
Большинство CRM систем позволяют полностью автоматизировать этот процесс. В CRM у вас есть карточка контакта и заранее настроенные шаблоны договоров. В пару кликов из карточки клиента можно сгенерировать договор, где уже автоматически в нужные места документа будут подставлены все данные клиента.
К сожалению, я не знаю готовых бесплатных решений для таких задач. Когда у меня была потребность в этом, я делал генерацию документов на основе своего сайта. Делал там специальную страничку с онлайн формой, которую нужно было заполнить для генерации документа. Данные из этой формы автоматически подставлялись в текст документа. На выходе открывалась HTML страничка, где были заполнены все данные согласно заполненной онлайн форме. Я далеко не профессиональный разработчик, поэтому на разработку этого у меня ушел один день, но после это быстро себя оправдало.
Аналогично можно настроить и отправку сообщений клиентам при получении заявок. На одном из моих проектов есть онлайн форма на заказ услуг. В онлайн форме он заполняет все данные, которые необходимы для расчета стоимость. После заполнения и отправки онлайн формы клиент автоматически получает на почту ответ с расчетом примерной стоимости. Это очень удобно т.к. заявок бывает много, а вести пустые переписки, если клиента не устраивает цена, у меня желания нет.
Публикация информации в социальных сетях
Сегодня работа плавно перетекает в социальные сети. Если компании нет в социальных сетях, то у нее нет клиентов. Разумеется, что будет намного лучше, если вы будете готовить публикации персонально для каждой социальной сети, но это слишком затратно. Гораздо проще публиковать где-то в одном месте, но сделать так, чтобы во всех остальных социальных сетях публикации дублировались автоматически.
К примеру, публикации с этого блога автоматически размещаются в десятках различных сервисов. Если бы я все это делал вручную, то у меня бы уходило на это несколько часов в день. Наши подкасты также автоматически размещаются в различных сервисах для прослушивания подкастов. Количество сервис регулярно увеличивается, но это никак не влияет на мою нагрузку. Все это можно легко применить в любом бизнесе.
Автоматизация финансового учета
Это можно применить не только в бизнесе, но и в обычной жизни. К примеру, я для себя настроил автоматический учет всех моих расходов по категориям. При всех покупках от банка приходят СМС с информацией по расходу. Как правило, в СМС указан магазин и сумма списания. Все эти данные автоматически записываются в таблицу, которую я могу в любой момент изучить, чтобы оптимизировать свои расходы.
В бизнесе так же можно автоматически учитывать доходы и расходы, чтобы после сформировать нужные отчеты. В большинстве CRM есть готовые инструменты для таких целей, но вы можете разработать свои. Также для учета расходов и доходов можно использовать Google таблицы и формы.
Управление сотрудниками
Если у вас небольшая команда, то задачи отнимают не так много времени, хотя даже в этом случае имеет смысл автоматизировать это. Как правило, большинство задач типовые. Обзвон клиентской базы, обработка заявок и т.д. Если задачи примерно одинаковые, то их можно полностью автоматизировать.
К примеру, регулярный обзвон обзвон клиентской базы – это огромное количество однотипных задач. Если у вас десяток таких задач, то при ручной постановке задач у вас будет на это уходить минимум 30 минут в день, а в месяц это целых 10 часов. А если у вас несколько десятков задач ежедневно? Это может вылиться в несколько рабочих дней ежемесячно. Автоматизируйте это, чтобы освободить это время для более важных дел.
Информационные рассылки и уведомления про акции
Можно удивиться, но еще существуют такие организации, которые делают рассылки вручную. Где-то сидит секретарь, который вручную формирует список адресов для рассылки, а после тратит несколько дней на то, чтобы все получили свои письма.
На самом деле сформировать список для рассылки можно за несколько минут, а запустить рассылку еще за пару минут. Можно запустить рассылку через SMTP, а список для рассылки сформировать из контактов автоматически по фильтрам.
В CRM системах есть удобный функционал, но это может оказаться дорогим удовольствием для малого бизнеса. Есть хорошая новость: список для рассылки можно также сформировать из Google контактов, далее этот список загрузить в любую программу для рассылок через SMTP, либо в любой сервис рассылок (UniSender, SendPulse). Кстати, у многих сервисов рассылок есть бесплатные тарифы, которые рассчитаны на сравнительно небольшие количество подписчиков, либо отправленных писем.
Сценарии телефонных разговоров с клиентами
Если ваш оператор обзванивает клиентов, то ему не будет лишним иметь под рукой сценарий разговора. Для владельцев бизнеса не секрет, что среди операторов часто большая текучка. Новые сотрудники плохо запоминают сценарии, поэтому теряется эффективность обзвона и падают результаты.
Если вы автоматизируете сценарии разговора вашего оператора, то это поможет частично избежать этих потерь и автоматизирует процесс обучения новых операторов. Только представьте то, сколько времени вы сможете освободить.
Кстати, для подписчиков нашей группы есть эксклюзивный бонус. Если вы являетесь нашим подписчиком и делаете репосты наших статей или подкастов, то мы готовы бесплатно проконсультировать вас по автоматизации ваших бизнес процессов. Пишите в личные сообщения группы ВК.