При постоянном потоке входящих задач от клиентов бывает очень сложно понять то, за что нужно браться действительно срочно, а что может поваляться в списке задач неделю-две. Разумеется, у каждой задачи всегда должен быть свой срок. Если у задачи вообще нет срока, то зачастую такие задачи могут бесполезно занимать место в списке дел годами. Грамотная установка сроков и приоритета необходима для того, чтобы ваши клиенты получали все необходимое в первую очередь, ибо невозможно сделать все и сразу.
Как оптимально определить сроки и приоритеты для задач
Большинство описанных в этой статье методов по управлению задачами будут актуальны как для управления личным списком дел, если вы фрилансер и работаете сами на себя, так и для управления небольшой рабочей группой, если вы являетесь руководителем и определяете приоритеты выполнения задач.
Убрать лишнее
В первую очередь нужно позаботиться о том, чтобы в списке ваших дел не валялись задачи, которые не являются обязательными для срочного выполнения. Используйте для всех таких задач отдельный список, либо полностью отдельное приложение, чтобы при просмотре своего списка дел вы действительно могли трезво оценить то, сколько задач сейчас в работе и должны быть выполнены. Это важно в первую очередь по той причине, что большие списки дел никак не помогают вашей продуктивности. Гораздо чаще получается так, что большие списки дел вызывают у нас чувство тревоги и лишь мешают начать действовать. Если в списке задач 999 задач на счётчике, то нет никакой разницы сколько задач ты сделаешь сегодня, учитывая то, что дополнительно постоянно появляются новые задачи.
Установить приоритет
После очистки списка дел необходимо расставить приоритеты всем задач и сроки. Это очень важно, ибо в первую очердь необходимо выполнять те задачи, которые наиболее критично влияют на ваш конечный результат. Всегда необходимо помнить то, что даже если впереди много времени и задача кажется простой, то может появиться множество непредсказуемых ситуаций, которые приведут вашу команду в тупик.
Каждую задачу оптимально оценивать исходят из ее сложности и важности для проекта. Вы можете использовать эту шкалу мысленно, либо и вовсе создать таблицу, где для каждой задачи будете выставлять от 0 до 10 сложность и важность задачи. В качестве сложности нужно представлять то, сколько времени может потребоваться на выполнение этой задачи (чем больше времени требует задача, тем выше уровень ее сложности). В качестве важности берется то, насколько значимости и глобально влияние этой задачи.
Например, если мы говорим про разработку большого и сложного сервиса для множества клиентов, то важность любой задачи должна оцениваться с учетом того, как много клиентов из общего числа пользователей будут использовать новую опцию. Если у опции большой охват, то это автоматически прибавляет пару баллов к важности. Следующим критерием следует использовать то, насколько губительно в целом для продукта отсутствие этой опции, либо неправильная работа этой опции.
Например, если отсутствие этой опции приводит к неполноценности сервиса в целом, то это довольно опасная ситуация, которую необходимо срочно исправлять. Так же стоит оценить то, насколько велика вероятность того, что отсутствие опции или неправильная работа опции может привести к дополнительным тратам денег или времени.
Теперь, когда вы оценили задачи по этим критериям, необходимо выполнить сортировку и расставить сроки и приоритеты.
Сортировка очереди задач
Наиболее грамотным было бы выполнять в первую очередь задачи с меньшим уровнем сложности и большим уровнем важности. Таким образом вы сможете быть уверены в том, что пользователи конечного продукта быстро заметят очевидные улучшения. Но тут есть важный момент, который может быть связан с тем, что в начале может быть проделан большой фронт работ по важным, но несложным задачам, а после будет большой простой, который со стороны может выглядеть как игнорирование оставшихся проблем.
Если в списке задач достаточно много как сложных задач с высоким уровнем важности, так простых примерно с тем же уровнем, то оптимально их немного перемешать. Например, можно взять за правило делать одну сложную задачу после выполнения двух простых. По количеству все индивидуально и со временем вы сможете подобрать для себя наиболее удобную формулу.
Когда все важные и срочные задачи будут обработаны, можно будет переходить на задачи с более низким уровнем важности. У таких задач в первую очередь советовал бы выполнять те, которые потребуют больше времени. При этом, если в процессе появляется новая задача с высоким уровнем срочности и важности, то ее нельзя откладывать более чем на неделю.
При выставлении сроков мне всегда нравилось ориентировать на 3 календарных дня, 7 календарных дней и 14 рабочих дней. Вы можете не ориентироваться на указанные сроки, ибо многое зависит от вашей сферы деятельности и со временем вы сможете придумать наиболее оптимальные типовые сроки именно для себя. У задач не нужно ставить конкретный срок когда к ней необходимо приступить и когда точно ее нужно выполнить. Оптимально просто планировать так, сколько допусти данной задаче допустимо пробыть в очереди, ожидая выполнение (до какого дня ее оптимально сделать). Важно учитывать то, что при выставлении крайней даты выполнения задачи лучше оставлять небольшой задач, чтобы опоздание на пару дней не было критичным.
Что может ломать план
В реальной жизни все будет не так радужно. Могут появляться новые задачи, могут быть неприятные клиенты, которых совершенно не интересует ваш здоровый сон и спокойные нервы. Рассмотрим три базовых ситуации, которые приводят к хаосу в задачах.
Стоит ли отвлекаться на выполнение задачи, если клиент пытается поторопить?
К ситуации нужно подходить индивидуально.
Если клиент теряет деньги 💸 из-за ошибки, которую вы допустили ранее при реализации, то эту проблему следует делать приоритетной.
Если клиент пытается ускорить реализацию его нового пожелания, то оптимально не сдвигать сроки. Попытки сделать побыстрее то, что изначально даже не было запланировано могут привести к тому, что клиент начнет терять деньги из-за ошибки, что в перспективе уже станет вашей приоритетной проблемой, ибо вы ответственны за результаты выполнения любых задач. Да, даже если делаете бесплатно и по просьбе клиента, то в случае неудачи вы будете крайним.
Лучше всегда включить такую задачу в вашу стандартную очередь и приступить к ее выполнению именно тогда, когда на нее будет время. Клиенту следует сказать то, что его задача включена в план и будет выполнена в будущем. Если задача не относится к категории критически важных, то клиенту даже не нужно знать точные сроки выполнения.
Стоит ли открыто отказывать клиенту, если его задача не может вписаться в список (даже за дополнительную плату)?
Да, отказывать можно и даже нужно, но при отказе обязательно нужно предложить одну или несколько альтернатив. В своих видео я постоянно говорю о том, что клиенту нужно решение его проблемы, а не точное следование выдуманному плану действий. Если ваша альтернатива полностью или даже частично закроет потребность клиента, то это с большой вероятностью может его устроить.
В своих видео я часто говорю о том, что опытный специалист отличается от новичка тем, что он может подобрать альтернативу для клиента. Если клиент начинает проявлять агрессию даже при наличии альтернатив, то советую посмотреть видео о работе со сложными клиентами.
Можно ли игнорировать клиента?
Клиентам не понравится мой ответ (особенно мелким, где вся компания состоит из одного человека), но любой исполнитель точно знает то, что если клиент очень мелкий, то иногда с ним работают лишь для того, что в перспективе он может вырасти или по причине простоя трудовых ресурсов.
Да, все клиенты важны, но обычно от небольших клиентов поступают самые нестандартные пожелания к реализации, которые по бюджету такой клиент явно не сможет вытянуть.
Как правило, это связано с тем, что у небольшого клиента недостаточно опыта чтобы самостоятельно придумать годный проект, а большинство фантазий взяты из роликов очередных бизнес-гуру с ютуба. Таких клиентов нужно пробовать направлять в сторону готовых решений, ибо при разработке индивидуальных проектов вы просто уйдете в минус на таком клиенте.
Большинство хотелок небольших клиентов можно и нужно игнорировать, предлагая им готовые альтернативные решения.
К пожеланием крупных компаний стоит прислушиваться внимательнее, ибо их опыт может нести полезную информацию и действительно рабочие процессы. К сожалению, такова реальность.
Надеюсь на то, что описанная система управления задачами поможет вам максимально оптимально раскидать список дел так, чтобы вам удалось извлечь максимальную пользу для своего дела из каждого потраченного часа.