Когда я работал на прошлой работе, то одним из моих главных правил стало – никогда не посещать собрания или встречи, на которых нет повестки дня. Это я о запланированных встречах. Желательно максимально сократить время, которое уходить на эти встречи. Добиться этого можно двумя способами: сократить продолжительность таких встреч или сделать одну большую и длительную встречу, где будет повестка дня и четкие цели.
Я поделюсь с вами 10 самыми эффективными методами и тактиками, которые помогут сократить продолжительность ваших встреч и увеличить их продуктивность.
Если вы сомневаетесь в ценности чужой точки зрения и опыта, то обязательно почитайте о роли разнообразной команды в бизнесе. Встречи с коллегами помогут вам получить взгляд со стороны на любую ситуацию, что может быть достаточно полезным.
Запустите пятиминутные встречи.
Американское издание The Wall Street Journal ранее публиковал статью о менеджерах, которые проводят по несколько пятиминутных встреч в день. На таких собраниях люди говорят по 15 – 30 секунд за раз, озвучивая статусы выполнения задач и задавая актуальные вопросы. Времени на длинные презентации на таких встречах нет. Все максимально коротко и только по делу.
Многие компании стали использовать этот метод, чтобы сократить продолжительность своих совещаний хотя бы до 15 минут, вместо привычных 60.
Недели без встреч.
Есть стратегия, которая основана на концентрации на основных рабочих задачах. Разумеется, что совещания в этот список не входят. Таким образом, есть организации, где регулярно устраивают недели без совещаний и встреч, чтобы посветить эту неделю рабочим задачам и сосредоточиться на самом важном.
Постараться закончить встречу раньше.
Если вы запланировали встречу, то сконцентрируйтесь на ее скорейшем завершении. Желательно озвучить эту цель в самом начале встречи. Это позволит людям сосредоточиться на этом, чтобы они говорили только по делу. Кстати, уйти немного пораньше со встречи желают все, в том числе и ваши собеседники.
Отойдите от стандартных шаблонов времени.
Большинство людей назначает встречи в 00 минут, либо 30 минут. Возможно, что это связано со стандартными настройками большинства приложений с напоминаниями. Можно назначить встречу на 9:17, чтобы не только привлечь внимание людей, но и уменьшить риск опозданий.
Применяйте правило трех отказов.
Большинству западных менеджеров очень нравится это правило. Я нисколько не совру, если скажу о вам о том, что я тоже его придерживаюсь всегда. Как только 3 мнения расходятся, то эта темы выносится на отдельную встречу. Стоит заметить, что мнение должно быть обосновано. Это помогает не затягивать время на рассуждения, быстро вернуть ход беседы встречи в правильное русло. Кстати, эта тактика отлично работает вместе с методом пятиминутных встреч.
Рассмотрим фактическую стоимость каждой встречи.
Каждая встреча стоит намного больше, чем кажется. Если начать рассчитывать стоимость встреч, то может оказаться, что сбор всех инженеров на час может обойтись в десятки тысяч рублей. Приносит ли собрания такую ценность, чтобы столько отдавать за них?
Сосредоточиться на воздействии.
Всякий раз, когда кто-то на встрече дает новую повестку по задачам, обязательно попросите его рассказать о том, как его работа повлияет на других людей в этой комнате. Это правило впервые использовал Джек Скилс, генеральный директор компании, которая занималась обучением менеджеров.
Никогда не проводите собрания без повестки дня.
Как уже упоминалось ранее, это личное правило. Встреча без повестки дня – это бесцельная встреча. Если вы планируете посетить собрание или сделать звонок, то необходимо заранее продумать то, что вы хотите донести до остальных участников беседы. Обязательно запишите на листок все основные моменты, которые вы хотите донести до остальных.
Определите, являются ли ваши коллеги “производителями” или “менеджерами”.
У любого сотрудника обычно один из дух типов графиков: график менеджера, где каждый день наполнен встречами, либо график создателя (производителя), где встречи встречаются крайне редко. Менеджеры привыкли ходить по встречам и совещаниям, а любая встреча в графике производителя может существенно повлиять на его производительность.
Поэтому необходимо учитывать то, кем является сотрудник, с которым вы встречаетесь. Если вы имеете дело с производителем, то одна встреча может взорвать весь его день, т.к. для него это будет стрессовой ситуацией.
Сделайте важные встречи дольше, чтобы у каждого члена команды была возможность подключиться к общению.
При реализации таких методик, как правило пяти минут и недели без встреч, можно сделать предстающую встречу очень эффективной. Хотя, если в вашей компании есть удаленные сотрудники, которые работают вне офиса, то для них это приятные моменты, которые дают возможность встретиться с коллегами.
Реализуйте несколько идей из этой статьи, будьте внимательны, чтобы убедиться в том, что все члены вашей команды могут подключиться к обсуждению.
Многие встречи могут казаться бесполезной тратой времени, но стоит помнить о том, что у них тоже есть своя цель. Встречи позволяют вам координировать свою работу в команде и более эффективно сотрудничать с коллегами. При этом, встречи могут легко выходить из под контроля.
Если вам предстоят важные переговоры, то обязательно посмотрите нашу статью о том, как эффективно вести переговоры.