Я хочу поговорить о продуктивности, т.к. именно продуктивность является решающим фактором в нашей карьере. Я стал ощущать, что в современном мире очень легко быть занятым, но крайне сложно быть продуктивным. Это все от того, что вокруг нас постоянно много лишнего шума: огромное количество уведомлений, предупреждений, дел, вещей, которые требует нашего внимания. Очень часто мы это просто не осознаем, то от этого легче жить не становится. Все ненужные события и вещи мешают нам двигаться к нашей цели, которая для нас действительно важна. Если вы засоряем свое пространство, то нам сложнее двигаться к нашей цели.
Ниже я опишу 6 отличных советов, которые вы сможете применять в своей повседневной деятельности, чтобы сосредоточиться на действительно важных задачах, чтобы вы могли быть продуктивными, а не занятым.
1 – Не начинайте свой день с чатов и социальных сетей
Мой первый совет: не начинайте свой день с чатов и социальных сетей. Я знают, что инстинктивно охото начать свое утро с поверки сообщений. Наверняка думаешь о том, кто и что могли вам написать в социальные сети. Это всегда достаточно волнует, когда вы получаете сообщения от людей, которые вам небезразличным, либо от новых людей, с которыми вы только-только познакомились. Иногда сообщения напоминают маленькие подарки, которые способны поднять нам настроение, а нам всегда приятно получать подарки и очень любопытно узнать то, что скрывается за упаковкой.
Но если сегодня не выходной день, то каждый рабочий день я советую не начинать с чата и социальных сетей, потому эти действия могут могут полностью сместить ваш день не в то направление. Социальные сети могут занять центральное место в вашем рабочем дне, а вам это никак не нужно.
Это особенно опасно, если вы являетесь предпринимателем или фрилансером, поскольку только вы контролируете свой день, а дать пинка вам некому. Очень легко потерять весь день из-за социальных сетей, когда в просматриваете свою новостную ленту и отвечаете на бесполезные сообщения.
Когда вы начинаете свой день с социальных сетей и чатов, то вы будто выходите на арену, где очень сложно стать победителем. Нужно обладать железной силой воли, чтобы вовремя остановиться и вернуться к делам. Тем более, что в социальных сетях все сделано так, чтобы вы там проводили максимальное количество своего времени. Лучший способ – просто не заходить в социальные сети в начале дня, чтобы не растерять свою энергию.
Другая причина скрывается в том, что в самом начале дня наша энергия находится на самом высоком уровене, поэтому лучше всю эту энергию направить на самые важные цели в списке ваших дел. Если вы зайдете в социальные сети, то вы направите свою энергию на проверку бесполезных сообщений в социальных сетях.
Хотя, даже из этого правила есть исключения, например, если человек является членом вашей семьи, либо любимым человеком, таким как ваш супруг или ребенок. С этими людьми у вас должен быть такой канал связи, по которому вы будете доступны в любой момент времени.
Я использую разные источники связи для разных людей. Например, с родными я общаюсь в Viber, а в ВК со всеми остальными. По работе я общаюсь только внутри нашего корпоративного приложения. Так же у меня две SIM-карты, поэтому я иногда выключаю первую, а номер второй знает только семья.
2 – Убрать отвлекающие факторы
Мой второй совет заключается в том, чтобы убрать все отвлекающие факторы. Под этим я подразумеваю все уведомления, оповещения, все эти разные вещи, которые настолько сегодня распространены, что стали неотъемлемой частью каждого приложения, программного обеспечения, сайтов, которые мы используем.
Я считаю все эти уведомления довольно навязчивыми. Я всегда отключаю звук на телефоне, если планирую заняться важной задачей. Поэтому я стараюсь не устанавливать новые приложения. Если я их устанавливаю, то сразу ограничиваю их в уведомлениях. В нашей жизни очень важно понимать то, что является ключевым в данный момент, а чему следует сказать “Нет”, чтобы повысить собственную эффективность.
Если у вас телефон на Android, то там точно можно гибко настраивать все уведомления. На iPhone, скорее всего, тоже есть настройки уведомлений, но не уверен в этом.
Я специально отключил уведомления по электронной почте, т.к. туда последнее время сваливается много ненужного спама. Почему люди думают, что спам все еще работает? Я никогда ничего не буду покупать у компании, которая продвигает свои услуги спамом. Если я занимаюсь важной задачей, которая требует концентрации внимания, то отвлекаться на все эти уведомления недопустимо.
Я как-то занимался важной настройкой для клиента, которая была тесно связана с деньгами. В конце для я понял, что случайно допустил фатальную ошибку, которая могла привести к огромным финансовым потерям. Хорошо, что я решил перепроверить и моя интуиция меня не обманула. Так я избежал огромного количества проблем. А почему я тогда допустил ошибку? Я постоянно отвлекался на уведомления из социальной сети.
С тех пор я стал думать про уведомления как о чем-то очень разрушительном. Если что-то и происходит в социальных сетях, то я узнаю про это только после того, как закончу с важной задачей. Скорее всего, там не будет ничего важного, поэтому это точно подождет.
Некоторые из вас могут работать на тех местах, где нужно быть постоянно доступным по всем источникам связи. Например, вы можете быть менеджером по работе с клиентами, либо вы можете работать в PR-агенстве, в этом случае совершенно понятно. Для таких ситуаций я рекомендую назначить фиксированные моменты в течение дня, когда вы будете проверять сообщения, электронные письма и различные уведомления. Это может быть несколько заходов по 30 минут в день. Таким образом вы сможете внести определенную структуру в свои дни, а не метаться с одной задачи на другую, прерываясь на изучение уведомлений.
Если вы хотите определить приоритетные задачи, то вам лучше всего использовать какие-нибудь специальные программы для работы со списком задач, либо бумажный планинг. У всех задач должны быть расставлены приоритеты. Вполне возможно, что вам необходимо проверять уведомления, но это задача не с высшим приоритетом.
3 – Иметь список приоритетных дел
Мой третий совет заключается в том, что вам необходимо иметь список приоритетных дел. Попробуйте разобраться с 2-3 ключевыми задачами из этого списка, которые вы хотели бы выполнить сегодня, чтобы этот список был полезен. Разумеется, что планирование должно быть реалистичным, т.к. планировать что-то такое, что вы не сможете выполнить достаточно глупо.
Кроме списка приоритетных задач, у вас могут быть и другие, которые вам тоже необходимо выполнить. Например, планирование встречи с врачом или встреча с вашим другом. Это небольшие задачи, которые не имеют определенного срока выполнения и они могут не входить в топ-3 задач, которые вам точно нужно выполнить в ближайшее время.
Если у вас нет списка приоритетных дел, то вы можете очень легко провести весь день, работая над десятком мелких задач, которые не являются важными, но должны быть выполнены. Вот только выходит, что вы можете быть все время заняты, думая, что у вас совершенно нет свободного времени, т.к. мелкие задачи никогда не заканчиваются. Все это является результатом плохого планирования вашего времени. Помните то, как мышки бегают в колесе? Это очень напоминает ситуацию с задачами. Недаром это часто сравнивают с мышиными бегами. Мелкие задачи требует много нашего времени и энергии, но дают минимальный результат.
Не старайтесь выполнить за день десяток задач. Сконцентрируйтесь на выполнении 2-3 наиболее важных задач из вашего списка, а после займитесь выполнением мелких задач. Если вы выставляете приоритет у всех задач, то выполняйте задачи согласно установленному приоритету.
Человеку необходимо постоянно прилагать усилия, чтобы вернуться к своим приоритетным задачам, вместо того, чтобы утопать в череде незначительных задач. Если есть возможность делегировать, либо автоматизировать выполнение незначительных задач, то обязательно рассмотрите эту возможность.
4 – Объединяйте похожие задачи в группы
Мой четвертый совет заключается в том, что вам нужно группировать похожие задачи. Скорее всего, если вы изучите свои задачи более внимательно, то вы сможете найти много похожих задач, которые у вас регулярно повторяются. Когда вы начинаете видеть сходство в определенных задачах, то у вас появляется возможность группировать их.
Самый простой пример, если вам нужно проверить адрес электронной почты №1, №2 и №3. Имеет смысл разом отсортировать письма на всех трех ящиках, а в следующий заход ответить на все письма, которые требуют ответа.
Другой пример, скажем, вы работаете веб-дизайнером. Вы работаете сразу с 4 клиентскими сайтам. Предположим, что есть определенный список изменений, которые необходимо сделать на всех сайтах. Вполне возможно, что имеет смысл сгруппировать все эти изменения, а далее оставить на это время в конце каждого рабочего дня.
При выполнении каждой задачи есть стоимость ее установки: изучение задачи, подготовка к выполнению, непосредственно выполнение задачи. Каждый раз, когда вы приступаете к новой задаче, есть определенные шаги, которые вы повторяете, поэтому объединят задачи в группы очень выгодно.
5 – Делегируйте
Мой пятый совет заключается в том, что если что-то можно делегировать, то нужно это сделать. Если вы являетесь предпринимателем, либо занимаете руководящую должность, либо вы работаете в команде, тогда вы можете делегировать выполнение определенных задач своим коллегам. Даже если вы не в состоянии делегировать полномочия сейчас, то, скорее всего, в будущем наступит время, когда вы получите должность выше и у вас появится такая возможность.
У меня не так много опыта, поэтому, возможно, делегирование всегда было моей слабой стороной. Во-первых, от того, что мне нравится быть в гуще событий по задачам, над которыми я работаю, у меня есть страх что-то упустить. Во-вторых я получаю удовольствие от создания новых идей и материалов, поэтому, вы и можете наблюдать этот блог и слушать наши подкасты.
Еще я очень не люблю беспокоить людей. Я не люблю обременять других людей своими проблемами. Мне нравится самому разбираться со всеми своими проблемами.
Возможно, что именно по этим причинам я долгое время не любил делегировать. Я просто делал все так, как мог сделать сам. Со временем я обнаружил, что делегирование – это очень важный навык. Поэтому, если вы являетесь предпринимателем, либо занимаете руководящую должность, то вам необходимо научиться делегировать задачи на ваших коллег.
Мы никогда не сможет добиться выдающихся результатов, если будем всегда полагаться только на себя. Мы всегда сможем сделать больше, если у нас будет дополнительный набор рук, которые нам помогают.
Если говорить о делегировании, то я понял несколько важных вещей уже к 25 годам.
- Рутинные задачи. Если определенные задачи постоянно повторяются, то лучше найти способ автоматизировать их выполнение, либо нанять человека для выполнения подобных задач.
- Взвесить ценность задания и моего времени. Является ли выполнение этой задачи лучшим применением для моего времени? Если вы занимаетесь бизнесом, то с каждым годом вы становитесь задействованы в большом количестве задач. В определенный момент времени вы столкнетесь с тем, что задач будет так много, что вы не будете успевать не только выполнять их, но и контролировать их выполнение. Поэтому вам придется выбирать для себя наиболее важные задачи.
- Взвесить стоимость найма. Если вы освобождаете свое время, то кто-то должен выполнять ваши задачи за вас. Последним фактором будет то, насколько плюсы от найма будут перевешивать расходы на сотрудника. Если вы наемный руководитель, то это не ударит по вашему карману, но если вы являетесь владельцем бизнеса, то каждый сотрудник оплачивается из вашей прибыли.
Если вы утопаете в однообразных задачах, то это не лучший вариант использования вашего времени. Как только вы найдете того, кто отлично справляется с поставленными задачами, либо сможете найти способ автоматизировать выполнение этих однотипных задач, то вы сможете направить свое время на более приоритетные задачи, которые обеспечат развитие вашей компании.
6 – Проводите аудит регулярно
Мой последний совет заключается в том, что нужно регулярно проводить аудит. Под аудитом я имею в виду то, что вы изучаете то, как прошла ваша неделя и задаете себе соответствующие вопросы:
- Как прошла эта неделя?
- Довольно ли вы тем, как провели эту неделю?
- Сколько важных задач вы смогли вычеркнуть из своего списка дел?
- Мог ли я провести эту неделю лучше?
- Какие изменения я бы хотел сделать, если таковые мысли есть?
Задавать себе вопросы очень полезно, поскольку это помогает анализировать то, как проходят наши дни и как мы справляемся с задачами. Мы очень часто не делаем это, ибо нам кажется это не нужной мелочью, но в этом случае мы больше теряем, чем приобретем свободного времени.
Проведение аудита помогает нам ответить на следующие 3 вопроса:
- ЗАЧЕМ. Зачем мы это делаем? Это необходимо делать?
- С ПОМОЩЬЮ ЧЕГО. Задачи, которые мы делаем, можем ли мы сделать их быстрее, если будем использовать более подходящие инструменты.
- КАК. То, как мы выполняем задачи и как мы применяем доступные нам инструменты. Может ли быть лучший способ применения доступных вам инструментов.
Используйте аудит так, как шанс оценить то, как вы тратите свое время, потому что без этого очень легко застрять в рутине задач, используя неправильно доступные инструменты. Аудит – это шанс, который вы должны использовать.
Рекомендуем прочитать статью про 3 простых шага, которые помогут увеличить вашу продуктивность и эффективность.
Если вы хотите быть успешным человеком, то вам необходимо успешно работать, но в то же время необходимо следить за тем, чтобы ваша усердная работа приносила максимальный эффект. Убедитесь в том, что ваши усилия не напрасны и продолжайте трудиться, чтобы вы могли воплотить свою мечту в реальность.